Cuando comunicas un parte de viajeros al Ministerio del Interior, no recibes una respuesta inmediata de "hecho". Recibes un identificador de lote, y a partir de ahí tienes que preguntar por su estado hasta que el sistema termine de procesarlo.
Ese estado es un número del 1 al 6. Si gestionas tus partes con una herramienta, probablemente nunca lo veas. Si los envías por tu cuenta o estás integrando el web service, es la diferencia entre saber que has cumplido y suponerlo.
Esto es lo que significa cada uno.
La tabla, primero
| Código | Significado | ¿Es definitivo? | Qué hacer |
|---|---|---|---|
| 1 | Tramitado sin errores | Sí | Nada. Cada parte tiene ya su código de comunicación |
| 2 | Error en la cabecera | Sí | El lote entero falla. Hay que corregir el envío y repetirlo |
| 3 | Error inesperado del sistema | Sí | Reintentar el lote completo |
| 4 | En proceso | No | Esperar y volver a preguntar |
| 5 | Pendiente de proceso | No | Esperar y volver a preguntar |
| 6 | Tramitado con errores parciales | Sí | Revisar parte por parte: unos se aceptaron y otros no |
Los dos que no son un final
4 (en proceso) y 5 (pendiente de proceso) no son resultados: son "todavía no". El sistema ha recibido el lote y está en cola.
Aquí está el primer error clásico de quien integra: preguntar una vez, ver un 5 y darlo por enviado. No lo está. Hay que seguir consultando hasta llegar a un estado definitivo, y hacerlo con cabeza — sondear cada pocos segundos indefinidamente castiga a un servicio público y no acelera nada. Un intervalo que crece con el tiempo llega al mismo sitio con una fracción de las llamadas.
El segundo error es el contrario: rendirse pronto. Si dejas de preguntar y das el lote por fallido, acabas enviando otra vez el mismo parte. Y entonces tienes dos comunicaciones aceptadas para una sola estancia, que hay que anular.
El 1 es el único que da tranquilidad
1 (tramitado sin errores) significa que todos los partes del lote se han aceptado. Cada uno tiene su código de comunicación, que es el justificante.
Guarda esos códigos. Son lo que demuestra que comunicaste, y cuándo. Sin ellos tienes la convicción de haber cumplido, que no es lo mismo.
El 6 es el que engaña
6 (tramitado con errores parciales) es el estado que más problemas causa, porque a primera vista parece un error y no lo es del todo: en el mismo lote, unos partes se aceptaron y otros se rechazaron.
Si lo tratas como un fallo global, reenvías partes que ya estaban aceptados. Si lo tratas como un éxito, das por comunicados partes que el Ministerio rechazó.
Lo correcto es abrir el resultado y mirar comunicación por comunicación. Cada una viene con un número de orden que se corresponde con la posición que ocupaba en tu envío: la primera del lote es el orden 1, la segunda el 2, y así. Esa correspondencia posicional es la que te dice qué huésped concreto ha fallado.
El 2 y el 3 no son lo mismo, aunque lo parezcan
Los dos hacen fallar el lote entero, pero por motivos opuestos.
2 (error en la cabecera) es culpa del envío: algo en la estructura del documento no cuadra. Reintentar tal cual no sirve de nada — dará el mismo error las veces que haga falta. Hay que corregir primero.
3 (error inesperado del sistema) es del lado del Ministerio. Ahí sí tiene sentido reintentar, con paciencia y con un tope. Si insiste, es momento de escalar en lugar de seguir golpeando.
Confundirlos cuesta tiempo: reintentar en bucle un error de estructura, o corregir durante horas un documento que estaba perfecto.
Rechazado no es lo mismo que no entregado
Esta distinción es la que más veces hemos visto confundir, y la que más cara sale.
- No entregado: el sistema del Ministerio no ha respondido. Tu parte no ha llegado. Se arregla solo, reintentando.
- Rechazado: el sistema lo ha recibido, lo ha mirado y ha dicho que no. Reintentar no lo arregla nunca. Hay un dato mal —un documento, una fecha de nacimiento, una nacionalidad— y hasta que no se corrija, el resultado será idéntico.
Un sistema que reintenta automáticamente un parte rechazado se queda dando vueltas para siempre contra un Ministerio que ya dijo que no.
Cuánto tiempo tienes, exactamente
Conviene saberlo, porque circula mal contado incluso en documentación seria.
El artículo 6.3 del RD 933/2021 dice que la comunicación se hace «de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas». Y ese plazo se cuenta desde dos momentos distintos:
- Desde la reserva, la formalización del contrato o su anulación.
- Desde el inicio de los servicios contratados.
No es un único plazo que arranca cuando llega el huésped. Son dos obligaciones con dos relojes, y se corresponden con los dos tipos de comunicación que admite el sistema: la reserva de hospedaje y el parte de viajeros.
El error habitual es leer el apartado 1 del mismo artículo —que exige comunicar los datos de la actividad «con carácter previo al inicio de la actividad»— y trasladarlo a cada estancia. Ese apartado habla del alta del establecimiento, no del huésped.
Texto consolidado en el BOE, por si quieres leerlo tú.
Anular no es borrar
Si un lote todavía está en proceso (estado 4 o 5), se puede anular antes de que se procese.
Si ya llegó a un estado definitivo, no. Lo que hay entonces es una operación distinta: comunicar una anulación de algo ya aceptado, que es un envío nuevo con su propio ciclo. Y como es un envío nuevo, también hay que esperar a que el Ministerio confirme que la acepta. Darla por hecha en el momento de mandarla es quedarse con un estado propio que no coincide con el del Ministerio.
Por qué contamos esto
Nada de lo anterior está en un manual bonito. Se aprende enviando partes de verdad, viendo qué devuelve el sistema y equivocándose con cuidado.
En Anotador esto ocurre solo: el parte se envía al completar el check-in del huésped, se consulta hasta el resultado definitivo, se reconcilia parte por parte cuando el lote es parcial, y se guarda el código de comunicación de cada uno. Si algo se rechaza, te lo decimos en castellano y te decimos qué hacer, que no siempre es reintentar.
Si prefieres integrarlo tú, ojalá este artículo te ahorre las semanas que nos costó a nosotros.