Política de privacidad

Esta política explica qué datos personales trata Anotador, para qué, durante cuánto tiempo y qué derechos tienes sobre ellos. Aplica tanto a los datos del titular de la cuenta y su equipo como a los datos de los huéspedes que se comunican a través del servicio.

1. Quiénes somos

El responsable del tratamiento es Kodikoi Limited, sociedad constituida en Irlanda (Companies Registration Office, número 810786), con domicilio social en Venture Hub, 136 Capel Street, Dublín, D01 T2C9, Irlanda.
Contacto para cualquier asunto de privacidad: koi@kodikoi.com

2. Qué datos recogemos

• Datos de cuenta: correo electrónico, nombre, y los mismos datos de cada miembro del equipo que el titular de la cuenta invite.
• Datos de reservas: nombre del titular de la reserva, fechas de estancia, número de huéspedes, correo y teléfono de contacto.
• Datos de huéspedes, recogidos mediante el formulario de registro de viajeros: nombre, apellidos, nacionalidad, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, dirección y firma digital. Estos campos son los que exige el Real Decreto 933/2021 — no se piden ni se tratan con ningún otro fin. Los campos más sensibles (documento de identidad, fecha de nacimiento, teléfono) se almacenan cifrados.
• Datos de facturación: gestionados por nuestra pasarela de pago; no almacenamos ni tenemos acceso a los datos completos de tu tarjeta.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y registros de errores, con fines de seguridad y diagnóstico del servicio.

3. Para qué los usamos, y con qué base legal

• Prestar el servicio contratado (calendario, gastos, limpieza, equipo) — base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Comunicar los datos de viajeros al Ministerio del Interior — base legal: obligación legal (art. 6.1.c RGPD), RD 933/2021. Esta cesión no es opcional ni una elección de Anotador: la exige la ley a todo alojamiento turístico en España.
• Enviar recordatorios de check-in por correo o, si el titular de la cuenta lo activa, por mensajería — base legal: ejecución del contrato.
• Gestionar la facturación — base legal: ejecución del contrato y obligación fiscal.
• Seguridad, prevención de fraude y diagnóstico técnico — base legal: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).

4. Con quién compartimos los datos

Los datos de viajeros se comunican al Ministerio del Interior a través de SES.Hospedajes — es una cesión que exige la ley, no una decisión del servicio.

Para poder operar Anotador nos apoyamos en proveedores externos que actúan como encargados del tratamiento, cada uno limitado a la finalidad concreta para la que lo usamos:

• Un proveedor de alojamiento y ejecución de la aplicación.
• Un proveedor de base de datos.
• Un proveedor de almacenamiento para documentos y firmas digitales.
• Un servicio de verificación anti-bot en los formularios públicos del sitio.
• Un proveedor de ejecución de tareas automatizadas (envíos al Ministerio, recordatorios, purgas de datos vencidos).
• Una pasarela de pago para la facturación.
• Un proveedor de envío de correo electrónico transaccional.
• Un servicio de mensajería, únicamente si el titular de la cuenta activa el canal de recordatorios por WhatsApp.
• Una herramienta de monitorización de errores técnicos.

Todos estos proveedores están sujetos a un contrato de encargo de tratamiento conforme al RGPD. La identidad concreta de cada uno está disponible bajo petición escribiendo a koi@kodikoi.com.

No vendemos datos a terceros ni los usamos con fines publicitarios propios ni ajenos.

5. Transferencias internacionales

Algunos de estos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. En esos casos, la transferencia se ampara siempre en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea u otro mecanismo de adecuación reconocido por el RGPD.

6. Cuánto tiempo los conservamos

Los datos de viajeros se conservan el tiempo que exige la ley (mínimo 3 años desde la salida, según el RD 933/2021), y se anonimizan de forma automática al cumplirse ese plazo. Los datos de cuenta se conservan mientras la suscripción esté activa y durante el período de prescripción de las obligaciones fiscales y mercantiles aplicables.

7. Cómo los protegemos

Los campos de datos personales más sensibles de los huéspedes (documento de identidad, fecha de nacimiento, teléfono) se cifran en reposo con estándares de la industria. El acceso a los datos está segmentado por cuenta, de forma que ningún cliente puede ver los datos de otro, y protegido por autenticación en todos los casos.

8. Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición escribiendo a koi@kodikoi.com. Si consideras que el tratamiento vulnera tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es) o, dado que Kodikoi Limited está establecida en Irlanda, ante la Data Protection Commission irlandesa (dataprotection.ie).

Los titulares de cuenta pueden exportar sus propios datos desde Ajustes → Cuenta, dentro de la aplicación.

9. Cambios en esta política

Si hacemos un cambio significativo en esta política, lo anunciaremos por correo electrónico o mediante aviso en la aplicación antes de que entre en vigor.